Les réunions virtuelles des IRP à nouveau autorisées

Une ordonnance portant adaptation des règles relatives aux réunions des instances représentatives du personnel, qui facilite ces réunions « à distance », a été publiée le 26 novembre dernier au Journal officiel. Elle a été suivie d’un décret d’application publié le 4 décembre .

A noter : Cette ordonnance a été prise sur le fondement de l’habilitation donnée au Gouvernement par l’article 10 de la loi 2020-1379 du 14 novembre 2020 autorisant la prorogation de l’état d’urgence sanitaire et portant diverses mesures de gestion de la crise sanitaire.

Le dispositif reprend à l’identique celui adopté en avril dernier lors du premier confinement pour adapter le fonctionnement des IRP à l’épidémie, mais y ajoute un volet instaurant la faculté pour les IRP d’imposer, dans certains cas et sous certaines conditions, des réunions en « présentiel » . 

Le dispositif est entré en vigueur, pour les réunions par visioconférence, le 27 novembre et, pour les réunions par téléphone ou messagerie, le 5 décembre 2020.
Il est applicable jusqu’à l’expiration de la période de l’état d’urgence sanitaire, c’est à-dire jusqu’au 16 février 2021 inclus.

Les réunions à distance des IRP à nouveau autorisées…

… par visioconférence,…

Par dérogation aux articles L 2315-4 et L 2316-16 du Code du travail, le recours à la visioconférence est autorisé pour l’ensemble des réunions du CSE et du CSE central d’entreprise, après que l’employeur en a informé leurs membres (Ord. art. 1^er , I).

A noter : Rappelons que les articles L 2315-4 et L 2316-16 du Code du travail autorisent les réunions du CSE et du CSE central d’entreprise par visioconférence, soit si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité le prévoit, soit, à défaut d’accord, sur décision de l’employeur, dans la limite de 3 réunions par année civile. L’ordonnance permet donc à l’employeur d’imposer des réunions par visioconférence sous réserve d’une information préalable du comité, ainsi que du droit d’opposition examiné ci-après. Le texte précise que la limite de 3 réunions par année civile ne trouve à s’appliquer qu’aux réunions organisées en dehors de la période de l’état d’urgence sanitaire.

Le recours à la visioconférence est autorisé dans les mêmes conditions pour l’ensemble des réunions des autres instances représentatives du personnel régies par les dispositions du Code du travail (Ord. art. 1^er , I).

Ces autres institutions représentatives comprennent, notamment, le comité de groupe et le comité d’entreprise européen. On peut également imaginer, à notre sens, des réunions des commissions du CSE par visioconférence.

… téléphone ou messagerie…

L’ordonnance autorise également, pour l’ensemble des réunions des IRP régies par les dispositions du Code du travail, l’employeur à recourir, après information de leurs membres (Ord. art. 1^er , II et III) :
– à la conférence téléphonique ;
– à la messagerie instantanée en cas d’impossibilité de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique, ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit.

A noter : Si l’employeur peut choisir librement entre visioconférence et conférence téléphonique, l’option pour la messagerie instantanée est subordonnée soit à l’impossibilité de recourir aux deux premières formules, soit à un accord d’entreprise.

… selon des modalités un peu différentes en fonction de la technique adoptée…

Les réunions par visioconférence organisées pendant le second état d’urgence sanitaire doivent se tenir selon les modalités de droit commun applicables à ce type de réunions, fixées par les articles D 2315-1 et D 2315-2 du Code du travail.
En revanche, les modalités des réunions par conférence téléphoniques ou par messagerie instantanée ont été fixées par le décret  2020-1513 du 3-12-2020 (dont les dispositions sont identiques à celles sur le même sujet du décret 2020-419 du 10-4-2020 pris lors du premier état d’urgence sanitaire).

Des réunions en visioconférence organisées selon le droit commun

Lorsque la réunion est tenue par visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. Cela ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance (C. trav. art. D 2315-1).

Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (C. trav. art. D 2315-1).

La procédure se déroule conformément aux étapes suivantes (C. trav. art. D 2315-2) :

– l’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues ci-dessus ;

– le vote a lieu de manière simultanée. À cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquées par le président du comité.

Des réunions par conférence téléphonique presque identiques aux réunions en visioconférence

Lorsque la réunion de l’IRP est tenue par conférence téléphonique, le dispositif technique mis en œuvre doit offrir les mêmes garanties qu’en cas de visioconférence, en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations, sans faire obstacle aux suspensions de séance (Décret art. 1^{e r}).

Le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique, cette information devant respecter les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance (Décret art. 1^er). 

Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote répond aux mêmes conditions que celui qui doit être mis en œuvre en cas de réunion par visioconférence, la procédure devant comporter des étapes identiques (Décret art. 1^{e r}).

Des réunions par messagerie instantanée légèrement adaptées

Lorsque la réunion de l’IRP est tenue par messagerie instantanée, le dispositif technique mis en œuvre doit offrir les mêmes garanties qu’en cas de visioconférence, en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations, sans faire obstacle aux suspensions de séance (Décret art. 2).

Le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et précise la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information devant respecter les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance (Décret art. 2).

Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote répond aux mêmes conditions que celui qui doit être mis en œuvre en cas de réunion par visioconférence (Décret art. 2).

La réunion se déroule conformément aux étapes suivantes (Décret art. 2) :

1° L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues ci-dessus ;

2° Les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;

3° Le vote a lieu de manière simultanée. À cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance ;

4° Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.

… sauf, pour certaines consultations sensibles, opposition des intéressés

Si les dispositions analysées ci-dessus facilitant les réunions des IRP en visioconférence, par conférence téléphonique ou messagerie instantanée sont identiques à celles de l’ordonnance sur le même sujet du 1^er avril dernier, l’ordonnance du 25 novembre prévoit, contrairement à sa sœur aînée, un droit d’opposition sous condition des représentants du personnel aux réunions à distance. Si ce droit d’opposition est exercé dans les conditions requises, la réunion doit se tenir en « présentiel » .

Selon le rapport au Président de la République, cette faculté se justifie par les différences entre le premier et le second confinement – moins strict – et par le caractère sensible de certains sujets : « Cependant, le recours à ces outils ne doit pas être le seul et unique moyen de réunir les IRP, d’autant plus que de nombreuses entreprises ont pu maintenir leur activité au cours de la dernière période de confinement décidée par le Gouvernement. »

L’ordonnance autorise donc les membres élus des IRP, à la majorité de ceux appelés à y siéger, à s’opposer, au plus tard 24 heures avant le début de la réunion, au recours à la conférence téléphonique ou à la messagerie instantanée pour les informations et consultations menées dans le cadre de la mise en œuvre des 4 procédures suivantes (Ord. art. 1^er, IV) :
– licenciement collectif pour motif économique ;
– mise en œuvre des accords de performance collective ;
– mise en œuvre des accords portant rupture conventionnelle collective ;
– mise en œuvre du dispositif spécifique d’activité partielle de longue durée.

A notre avis : Par membres élus des IRP « appelés à y siéger », il faut entendre, à notre sens, l’ensemble des élus titulaires.

Le droit d’opposition vise « la procédure de licenciement collectif prévue au chapitre III du titre III du livre II de la première partie du Code du travail ». L’ensemble des procédures de licenciement collectif devrait donc être concerné, celles avec PSE (au moins 10 salariés), mais aussi celles sans PSE (entre 2 et 9 salariés).

Les membres élus des instances représentatives du personnel peuvent s’opposer, dans les mêmes conditions et dans le cadre des informations et consultations ayant le même objet, au recours à la visioconférence, lorsque la limite de 3 réunions par année civile pouvant se dérouler sous cette forme en application des articles L 2315-4 et L 2316-16 du Code du travail est dépassée (Ord. art. 1^er, IV).

Autrement dit, comme le souligne le rapport au Président de la République, le droit d’opposition des membres élus des représentants du personnel aux réunions par visioconférence n’a d’effet que si l’employeur a épuisé sa faculté de tenir 3 réunions dans ces conditions par année civile, qu’il tient du droit commun.

Pascale PEREZ DE ARCE

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Ord. 2020-1441 du 25-11-2020 ; décret 2020-1513 du 3-12-2020